01.04.2014
В статье рассматривается вопрос роли должностных инструкций в жизни современной организации с точки зрения их влияния на эффективность деятельности сотрудников. Показано, как можно упростить процесс их составления с помощью разработок MOLGA Consulting.
ВСТУПЛЕНИЕ
Ни для кого не секрет, что при возникновении конфликта между сотрудником и работодателем последний оказывается в проигрышном положении, если не может опереться на должностную инструкцию. При ее отсутствии суды в большинстве случаев принимают решения в пользу работника. Таким образом, должностная инструкция - это важный элемент управления персоналом, о котором часто не задумываются и который является источником многих проблем для HR-специалистов: хотя писать инструкции обычно некогда и законом их необходимость не закреплена, без них организации функционировать сложно. Именно в инструкции определяется место работника в системе управления, а также закрепляются его основные функции, квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, обязанности, права и зона ответственности.
Как правило, должностные инструкции разрабатываются для руководителей, специалистов и служащих. Квалификационные требования для рабочих содержатся в тарифно-квалификационных характеристиках их профессий, сгруппированных в разделы по производствам и видам работ, а остальные требования обычно закрепляются в производственных инструкциях. В настоящее время порядок разработки должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому каждая компания самостоятельно решает, как ее оформлять и по какому принципу вносить изменения. Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору или утверждаться отдельно, как самостоятельный документ.
ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ В РОССИИ И НА ЗАПАДЕ
Отношение к должностным инструкциям в крупнейших компаниях России различно. Мы выделили четыре основных подхода к их составлению.
1. "Инструкции должны быть". Такой подход встречается редко, но некоторые руководители и сотрудники HR-служб убеждены, что компании необходимы инструкции, разработанные для каждой должности, т.к. без них крайне сложно организовать эффективную работу персонала. При этом многие до конца не понимают, что может дать их наличие, но стремятся сделать их максимально качественными.
2. "Инструкции не нужны". Гораздо больше людей, которые считают, что инструкции не играют никакой роли в управлении человеческими ресурсами. Поэтому в таких организациях должностных инструкций нет, тем более что закон этого не требует.
3. "Инструкции нужны, но их качество неважно". При таком подходе должностная инструкция не имеет ничего общего с реальной деятельностью сотрудников компании.
4. "Инструкции - это инструмент управления" - самый эффективный подход, но его применяет лишь очень небольшое количество компаний, 3-5% от общего количества. Он заключается в том, что актуальные инструкции не только создаются, но и регулярно пересматриваются и обновляются, а также активно применяются на практике.
За рубежом инструкции, или описания должностей, используются не во всех компаниях. Однако у большинства предприятий, численность которых больше 200-300 человек, набор должностных инструкций существует, причем это обусловлено скорее пониманием эффективности их применения, чем требованиями законодательства.
Можно говорить о двух подходах к созданию должностных инструкций: российском и западном.
Западный подход заключается в составлении очень коротких инструкций, где описание функционала занимает буквально несколько строк. При этом для каждой из функций создается отдельный регламент, где она описывается более детально.
Российский подход выражается в том, что инструкция максимально полно описывает функционал, без дополнительных ссылок на регламенты. Дело в том, что документооборот в нашей стране функционирует недостаточно эффективно, и существование нескольких документов вместо одного может существенно затруднить получение информации.
РОЛЬ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ
Инструмент повышения эффективности бизнеса
Формальный подход к разработке должностных инструкций, когда они составляются по шаблонам, не соответствуют задачам бизнеса, не отражают основные задачи сотрудника на данной должности, не направлены на достижение главной цели организации, приводит к тому, что на выходе получаются бесполезные, неработающие документы. В данном вопросе большую роль играет отношение к должностным инструкциям работодателя. Если он рассматривает их как эффективный инструмент управления персоналом, скорее всего, так и будет. Но если инструкции разрабатывают сотрудники, далекие от понимания реального функционала специалистов, их творение никому не принесет пользы.
Многие компании, разработав должностные инструкции один раз, более не корректируют их, хотя бизнес-процессы периодически претерпевают определенные изменения, что должно находить отражение в инструкциях. В условиях жестких требований современного бизнеса нет смысла пользоваться должностными инструкциями, не раскрывающими специфику компании и не содержащими строго закрепленные задачи, функциональные обязанности персонала, описание желаемого результата работы и перечисление ответственных за ее эффективность.
Должностные инструкции - необходимый и действенный инструмент повышения эффективности бизнеса. Их наличие в компании позволяет:
Инструмент управления мотивацией
В условиях жесткой конкуренции все больше руководителей стали понимать, что основным ресурсом, позволяющим достичь стратегических целей, является персонал, которому необходимо уделять должное внимание, прежде всего стимулировать, как материально, так и нематериально. Одним из эффективнейших HR-инструментов, способных помочь компании решить эти задачи, является система грейдов, при разработке которой важную роль играют выверенная и прозрачная организационная структура и грамотно описанные должностные инструкции, которые позволяют избежать многих проблем и сокращают затраты на данную процедуру.
Осуществляя оптимизацию базовых окладов, компании используют различные инструменты внутренней оценки должностей. Здесь необходимо подчеркнуть, что оцениваются не сами сотрудники, а вес и ценность должности независимо от того, кто ее занимает. В качестве критериев, лежащих в основе построения системы грейдов, используются исходные требования к знаниям и навыкам, сложность профессиональной деятельности и уровень ответственности, которые предполагает должность. Внедрив систему грейдов, компания получает возможность повысить эффективность использования фонда оплаты труда (ФОТ), уровень управляемости и мотивации персонала.
Инструмент оценки деятельности сотрудников
На любом этапе развития компании возможны ошибки и отклонения от запланированных бизнес-результатов. Чтобы минимизировать подобные риски, необходимы четкое планирование и контроль. Наличие в компании такого действенного средства управления, выполняющего организационную, регламентирующую и регулирующую роль, как должностная инструкция, упрощает контроль над результатами работы сотрудников.
Осуществляемый с помощью должностных инструкций контроль над деятельностью является частью системы управления персоналом. Содержащиеся в должностных инструкциях данные позволяют быстро оценить, что необходимо сделать сотруднику для достижения поставленных целей, какие меры следует предпринять для повышения эффективности его деятельности. Подробные должностные инструкции задают стандарты и технологии выполнения поставленных задач, на которые может опираться как сам сотрудник, так и его руководитель. С их помощью можно оценить, насколько сотрудник соответствует занимаемой должности, и применить к нему определенные меры воздействия.
Описания должности в инструкции - это готовый инструмент для грейдирования: оценки важности выполняемой сотрудником работы и, соответственно, назначения ему вознаграждения.
При наличии грамотных должностных инструкций создание системы грейдов может занимать меньше месяца. Приведем пример. К нам обратились представители HR-отдела компании, где было около 800 должностей. Руководство поставило им задачу создать систему грейдов за два месяца, т.к. надо было урезать бюджет на следующий год и понять, как планировать ФОТ. Большинство наших конкурентов не были готовы выполнить проект в такие сроки, т.к. при отсутствии должностных инструкций все отпущенное время заняла бы только оценка должностей. Мы предложили этой компании методику автоматизированного описания должностей, рассчитанную на две недели. После этого грейдирование было проведено за десять дней, причем силами одного специалиста. Если бы подобные инструкции были созданы раньше, грейдирование можно было бы провести со значительно более низкими затратами по времени и деньгам.
Инструмент оценки потребности в обучении
Инструкции - это прекрасный инструмент для планирования карьеры, если они включают пункт о требуемых знаниях и квалификации. Используя информацию из этого пункта, очень просто понять, какие навыки необходимы тому или иному сотруднику, чтобы занять ту или иную должность.
НОВЫЙ ПОДХОД К СОСТАВЛЕНИЮ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ: СИСТЕМА УНИСОД
Большинство компаний сталкиваются с проблемой назначения лиц, ответственных за разработку должностных инструкций. Сотрудники, являющиеся носителями экспертных знаний, либо не очень хотят ей заниматься, либо относятся к ней несерьезно, представляя в результате неинформативный текст, либо приписывают себе чужие обязанности.
Если разработкой должностных инструкций занимается HR-специалист, их качество также оставляет желать лучшего: описание функций в этом случае, как правило, копируется из доступных документов. Это понятно: у сотрудников HR-отдела много других задач, от выполнения которых их никто не освобождал.
С целью разработки должностных инструкций можно обратиться к внешним консультантам, но стоимость таких услуг нельзя назвать низкой. В среднем за 100 должностей вам выставят счет на сумму не меньше 400 тыс. руб.
Еще одной проблемой, даже при наличии должностных инструкций, могут стать сложности работы с ними. Как показывает наш опыт, они чаще всего хранятся на сервере как набор файлов в формате MS Word. Чтобы найти должности со схожим функционалом, нужно пересмотреть сотни документов. Если вам понадобится поменять даже одну строчку, вы потратите на этот процесс несколько месяцев, не считая этапа подписей.
Как уже отмечалось выше, должностные инструкции являются основой для разработки системы грейдов - усовершенствованного аналога советской системы тарифных сеток. Если в крупной корпорации существуют соответствующие задачам бизнеса и актуальные должностные инструкции, то при внедрении этой системы компания может сэкономить до нескольких миллионов долларов, т.к. большую часть времени занимает именно описание должностей.
Кроме того, ежегодно организации теряют сотни тысяч рублей, оплачивая работу, которая входит в обязанности сразу нескольких сотрудников (дублирование функций). Исправить эту ситуацию позволит механизм сравнения функционала, описанного в должностных инструкциях.
Для решения всех этих задач наша компания разработала ориентированный на сотрудников HR-отделов инструмент, который мы назвали УниСОД - унифицированная система описания должностей. В этой системе содержатся описания различных видов работ и функций по самым разным направлениям и отраслям. Процесс описания функций при ее использовании выглядит следующим образом. Сотрудник заходит в УниСОД, пользуясь каталогом, находит описание функционала, близкого к своему, и, выбирая подходящие функции и, формирует свою должностную инструкцию. Эта процедура занимает максимум 30 минут. Конечно, часть функций придется вводить вручную, но, как показывает наш опыт, обычно не более двух. Далее заполненная должностная инструкция направляется на проверку линейному руководителю (не более 15 минут). После этого ее оценивает эксперт: проверяет формулировки и соответствие функций конкретной должности. Если все в порядке, документ можно размещать в базе данных.
Проверка у эксперта предусмотрена потому, что наш опыт показывает: нередко люди приукрашивают свои обязанности в надежде получить более высокую должность и, соответственно, зарплату. Встречаются и те, кто просто забывает о части своих функциональных обязанностей. Осознанно или по ошибке линейные руководители тоже часто преувеличивают или преуменьшают функционал своих подчиненных.
Унифицированная система описания должностей позволяет снять много вопросов, на качественное решение которых требуются временные и человеческие ресурсы, что, безусловно, увеличивает расходы компании.
С помощью УниСОД путем несложных операций можно вносить корректировки и дополнения в должностные инструкции сотни сотрудников одновременно. УниСОД позволяет в любых разрезах анализировать должностные инструкции, находить дублирование функций, видеть зоны ответственности и оценивать требования к опыту сотрудников, разрабатывать эффективную систему мотивации, а также планировать обучение и развитие персонала.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, если к разработке должностных инструкций подходить серьезно, они являются удобным инструментом для построения эффективных бизнес-процессов, повышения продуктивности и качества работы персонала, снижения затрат на процесс разработки и внедрения новых технологий в управление человеческими ресурсами. Конечно, не стоит рассматривать этот инструмент как универсальный, а также подменять оценку конечного результата деятельности сотрудников оценкой ее соответствия должностной инструкции. При правильном описании должности первое, как правило, вытекает из второго, но так бывает не всегда. Зачастую проблема неэффективности и нерезультативности деятельности кроется не в должностных инструкциях, а в сотрудниках, которые должны их соблюдать.
В заключение еще раз призываем HR-специалистов и руководителей задуматься о важности системного подхода к разработке и хранению должностных инструкций, а также внедрения процедур их своевременной корректировки. Это позволит не только повысить эффективность работы компании, но и снизить материальные и нематериальные затраты на управление персоналом, в том числе облегчить контроль над профессиональной деятельностью сотрудников.
