Решили установить автоматизированную HRM‑cистему? Как выбрать подходящую? Узнайте, на что способны наиболее популярные версии

06.05.2013

Решили установить автоматизированную HRM-cистему?
Как выбрать подходящую? Узнайте, на что способны наиболее популярные версии

HR-директор строительной компании решил провести оценку персонала собственными силами. Штат компании небольшой - всего 350 человек, всех HR-менеджеров попросили участвовать в подготовке и распечатке опросников и оценочных листов. Но рекрутеры, к примеру, были плохими помощниками - прекращать подбор новых сотрудников нельзя. Подготовка растянулась на девять месяцев (вместо трех). А когда провели оценку, подвели HR-ы филиалов - неправильно интерпретировали результаты.

В итоге результаты оценки оказались некорректными. HR-директор понял, что оценку персонала лучше проводить с использованием автоматизированной программы, а точнее - HRM-системы (HRM означает "Human Resource Management", что в переводе на русский язык означает "управление человеческим ресурсом").

Исключаются ошибки. Есть и другие преимущества
Ошибки исключаются практически на 100 %, так как в программе прописано, как используется та или иная технология, как должен протекать процесс. Причем сложный процесс разложен на составляющие, и взаимосвязь между ними выстроена очень тщательно. Если HR-менеджер или другой специалист, который вправе работать с системой, задумает внести некорректные данные, система даст знать и не примет их. Если речь идет о тестах и опросниках, порядок их интерпретации уже заложен в программе, и она сама все рассчитает и выдаст результат. Так что ошибка из-за влияния человеческого фактора почти сведена на нет. Это во-первых.

Во-вторых, в десятки раз сокращаются время и усилия HR-службы на подготовку к оценке и на саму эту процедуру, существенно сокращается расход бумаги и материалов для принтеров. В-третьих, HRM-система пригодится и для других HR-процессов. Она оперирует качественными показателями, может выдавать аналитические отчеты, вести "историю" каждого сотрудника. Если Вы осознали это и смогли убедить руководство компании в том, что стоит приобрести автоматизированную программу для HR-службы, то перед Вами возникнет вопрос - какую именно программу выбрать. Чтобы облегчить Вам выбор, я расскажу о четырех наиболее популярных HRM-системах - SAP ERP HCM (Human Capital Management), Oracle HCM, "БОСС-Кадровик", "1С: ЗУП" Я выделил несколько наиболее важных для HR-работы вопросов. И мы посмотрим, есть ли такая функция в той или иной автоматизированной системе, как она реализована.

Внимание! Чтобы в компании с количеством сотрудников 100 человек "вручную" подсчитать, сколько у каждого из них осталось неиспользованных дней отпуска, уйдет пять рабочих дней. Автоматизированная программа сделает это за 20-30 минут

Какие варианты допуска к информации возможны? Только "Открыто" или "Закрыто"?

Большинство пользователей применяют только эти два варианта доступа: в зависимости от рода деятельности сотрудников и их статуса для одних доступ к определенным блокам программы полностью открыт, для других - полностью закрыт. Скажем, видеть персональные данные сотрудников не может никто, кроме определенных лиц в компании. Это правильно, учитывая требования Федерального закона № 152-ФЗ "О персональных данных".

Но если говорить о других видах информации, то такая полярность вариантов доступа иногда создает проблемы. Предположим, тот, кто имеет доступ в определенный раздел программы, заболел. А в это время вдруг понадобилось получить статистическую справку по данному разделу. Что делать? Получается, никто, кроме заболевшего, не может запросить в программе данные? Получается, да. Чтобы избегать подобных ситуаций, нужны другие варианты доступа, позволяющие, к примеру, просматривать данные и запрашивать определенные сведения, но не редактировать их.

Как говорит Наталья ИЛЮХИНА, руководитель практики решений Oracle HCM группы "Борлас": "Кроме жесткого "Открыто/ Закрыто", в программе Oracle HCM предусмотрен еще один вариант доступа к данным. Он так и называется - "Просмотр"". Иначе говоря, человек, наделенный таким правом доступа, может входить в программу и видеть все, что там происходит, наблюдать за общей картиной в разных отделах. Но редактировать данные он не может. Самое главное - этот сотрудник вправе запрашивать у программы статпоказатели и получать отчеты, использовать образцы документов (заполнять их и распечатывать), оформлять приказы, распоряжения. Это очень удобно. Можно наделить таким доступом, скажем, заведующую канцелярией или референта гендиректора. В системе "БОСС-Кадровик" возможность просмотра информации реализована через модуль "АРМ Руководителя".

Выбирать HRM-систему со стандартным набором функций или гибкую, чтобы подстраивать под себя
Ответ на этот вопрос зависит от планов вашей компании, и от того, насколько часто она склонна менять их. Предположим, ваша организация планирует расширяться, либо в ближайшие три-четыре года скорректировать направления работы, изменить стиль бизнес-процессов. В таком случае лучше однозначно установить автоматизированную программу с так называемой гибкой структурой, которую можно легко одифицировать без больших затрат. Если же компания не предполагает в обозримом будущем принципиальных изменений в своей системе управления, то лучше внедрять такую программу, в которой жестко задан стандартный набор функций. Преимущество подобных программ в том, что они уже опробованы на тысячах предприятий, вобрали в себя лучшие управленческие практики. Но учтите: выбрав такую систему, Вам придется подстроить свои бизнес-процессы под модель, реализованную в программе. Может, это и неплохо, но это так

Пример
В производственной компании активно обучают сотрудников, причем не только новичков или включенных в кадровый резерв, но и тех, которые стабильно и долго работают в компании. Курсов, тренингов и семинаров так много, что "вручную" учитывать и планировать их стало очень сложно. Поэтому HR?службе разрешили приобрести и установить HRM-систему.

Прежде чем выбирать программу, HR-директор вместе с подчиненными обсудил, кто именно и за что именно будет отвечать. Выяснилось, что необходимо сделать так, чтобы к одним и тем же блокам был доступ у разных сотрудников, причем разный уровень доступа - у кого-то полный, у кого-то частичный, причем к разным хранилищам. Например, по тому же обучению самый высокий уровень доступа, позволяющий вносить данные и менять даты и время занятий, должен быть у менеджера по обучению. А другим HR-ам и линейным руководителям нужны данные о тренингах и семинарах (без права изменять эти данные). HR-директор выбрал Oracle HCM, которая, помимо варианта доступа "Редактировать", предоставляет еще к определенному блоку информации доступ "Просматривать и распечатывать". Именно это и требовалось HR-службе.

А что с правами доступа у программы SAP? Помимо "Открыто" и "Закрыто", она предлагает возможность назначить исполнителя для разных подразделов одного и того же блока. Например, HR-менеджера, который будет вести по какому-либо сотруднику или отделу определенный подраздел (а другой подраздел по этому же сотруднику/отделу - другой специалист). Можно сделать и так, что два HR-менеджера будут иметь разный доступ к сведениям о персонале, если каждому установить ограничения. Предположим, HR-у филиала открыть сведения только по сотрудникам филиала, а HR-у головного офиса - по персоналу своего департамента.

"БОСС-Кадровик" и "1С: ЗУП" тоже предоставляют возможность разделить доступ сотрудников к разным разделам и блокам программы. Например, в "БОСС-Кадровике" это может сделать сам сотрудник, если Вы наделите его правами администратора и ознакомите с инструкцией по настройке разделения доступа. Ему необходимо воспользоваться системой разграничения доступа по ролям.

В 1С права доступа устроены следующим образом. Если пользователю назначить доступ "Открыто", то дополнительно можно предоставить ему следующие права (на выбор либо в сочетании) - "Просмотр", "Добавление новых записей без изменения существующих", "Изменение существующих записей", "Удаление".

Можно ли в одном и том же блоке одновременно работать нескольким сотрудникам?
В общем-то, все программы позволяют одновременно работать нескольким пользователям в разных блоках. Скажем, бухгалтер рассчитывает зарплату в одном блоке данных, а в другом блоке HR?менеджер в это же самое время оформляет по тем же сотрудникам командировочные. Но когда два сотрудника работают в одном и том же поле, некоторые программы ограничивают их действия. Например, в SAP есть опция, которая автоматически отменяет двойной ввод информации. "Если один пользователь изменяет данные работника, то другой может только просматривать эти данные или использовать их, но не корректировать", - говорит Дмитрий ПАХОМОВ, партнер Molga Consulting. А в 1С сотрудники в принципе не могут одновременно изменять один и тот же элемент - в системе это настроено изначально.

Автоматизирован ли процесс согласования документов с разными специалистами?
Не все пользователи знают, что практически в любой программе можно настроить функцию "Оформление заявки". И тогда любой сотрудник сможет запросить справку либо отправить на согласование свое заявление на отпуск. Документ появится у тех специалистов, которые должны его увидеть и одобрить либо отклонить.

Пример
В крупной оптово-торговой компании, в которой разные подразделения разбросаны по городу и области, один из работников решил взять кредит в банке, и ему понадобилась справка 2-НДФЛ. Он воспользовался функцией "Оформить заявку" в автоматизированной HR-системе. После того, как сотрудник кликнул на "Оформить заявку", перед ним открылось окно, в котором он сформулировал свой запрос в бухгалтерию. Как только сотрудник закрыл окно, запрос появился в бухгалтерии. Его видит и HR-департамент. Когда сотрудник бухгалтерии составил справку 2-НДФЛ, нажал "Главному бухгалтеру". Тот распечатал справку и подписал, нажал "Готово". Программа известила сотрудника, что документ готов, и его можно забрать в канцелярии.

И сотрудники компании, и HR-ы смогут ускорить затяжной процесс согласования, будь то отпуск или план обучения, финансирование проектов. В SAP НСM функция согласования называется "Сервис самообслуживания". Открыв специальное окно, сотрудник видит всю информацию, которая касается его работы. Например, данные об остатке отпуска. В Oracle HCM эта функция реализована на корпоративном портале компании, где у каждого сотрудника есть свой профиль, аккаунт и логин. В "БОСС-Кадровике" сотрудники компании могут посмотреть, соласован ли нужный документ, в специальном модуле. Он называется "Личные данные".

"В каждом конкретном случае мы настраиваем его в соответствии с запросом заказчика", - отмечает Григорий МАРКАРОВ, руководитель Центра компетенции по HR-решениям компании "Омега-Плюс". А в 1С сотрудники могут взаимодействовать с HR-службой в режиме он-лайн через интерфейс "Рабочее место сотрудника", если на их компьютерах настроен удаленный доступ к программе.

Ольга ФИЛАТОВА, Директор по управлению персоналом компании "МегаФон"
У нас 33 000 сотрудников, и на оформление командировок уходило до недели. Сейчас - считанные минуты При таком количестве сотрудников и без автоматизированной программы даже такой простой вопрос, как оформление командировок, занимал неделю. Сотруднику нужно было написать заявку, отнести ее в бухгалтерию, затем согласовать с отделом персонала, получить командировочные в кассе и другие документы. Когда таких сотрудников не 10, а более 100 ежедневно, бухгалтерия и HR-ы оказываются просто заваленными бумагами. Вероятность ошибиться возрастает в разы. Все эти проблемы исчезли, как только мы автоматизировали этот процесс с помощью SAP HCM. Теперь процесс согласования и оформления многочисленных командировок происходит в считанные минуты. Удобно и сотрудникам, и HR-ам, и бухгалтерам.

Программа выдает только стандартные отчеты и аналитику либо по индивидуальному запросу пользователя
Практически любая из HRM-cистем готова сделать для пользователя выборку по какому-либо показателю, скажем "Возраст сотрудников", "Образование". Но, как правило, тех отчетов, которые заложены в программе изначально, не хватает. Ведь в работе у HR?службы возникают разные проекты, порой требуются специфические данные. Например, нужно увидеть, сколько лет работают в компании сотрудники, включенные в кадровый резерв, либо понять, как долго в среднем болели работники в течение года.

Чтобы получить такой отчет по нестандартному запросу, в "БОСС-Кадровике" можно использовать один из двух инструментов: "Произвольные списки" или "Анализ кадровых процессов" (АКП). Если решите работать с "Произвольными списками", вручную выбирайте поля, которые необходимы для отчета, перенесите данные в MS Word/MS Excel и там пометьте, в каком виде хотите получить этот отчет - диаграммы или графика. Набор полей можно сохранить в системе, а параметры, например, дату или пол, можно будет изменить, когда приступите к отчету в следующий раз.

Если Вы прибегните к модулю АКП, то все настройки (например, возраст, образование), которые Вы введете, полностью сохранятся в системе. Когда Вам понадобится аналогичный отчет, не придется заполнять все поля снова. Но в первый раз отфильтруйте нужные поля, потом выберите графический вид отчета, скажем, диаграмму. Перенесите все данные из программы в Excel, и отчет сформируется.

В Oracle HCM возможность формировать нестандартные отчеты реализована при помощи всех программ Microsoft Office - например, Excel, Word, Access. Но чтобы Вы могли формировать отчет, нужно еще на этапе внедрения программы настроить инструмент BI Publisher. И когда Вам потребуется сделать отчет, Вы сформируете его шаблон, например, в Word или Excel, просто вставляя в документ нужные поля из BI Publisher. Это делается простым перетаскиванием информации/текста мышью.

В системе SAP сформировать нестандартный отчет можно разными способами. Но популярных два. Если нужно сформировать несложный отчет по двум-трем показателям, то используйте инструмент "Оперативный запрос". Выбираете из списка, какую информацию и в каком формате хотите вывести, период, за который нужно задавать выборку, и отчет готов. Если же в отчете нужно совместить данные из разных источников, сделать его более наглядным, то для этого используйте инструмент Crystal Reports. Он представляет собой отдельное мобильное приложение SAP.

Елена БЕЛОВА, старший специалист по персоналу компании Sodexo Россия В одной программе ведем кадровое делопроизводство, в другой - считаем зарплату В последнее время штат компании увеличился с 1500 до 3500 человек. Собирать и обрабатывать информацию стало сложно и мы приняли решение автоматизировать кадровое делопроизводство. На тот момент расчет зарплаты уже был автоматизирован в другой программе. Выбирая программу для автоматизации кадрового документооборота, мы руководствовались следующими критериями. Важно было, чтобы новая система позволяла вести кадровое делопроизводство без привязки к расчету зарплаты и интегрировалась с уже имеющейся у нас программой. Именно поэтому мы выбрали программу "БОСС-Кадровик". Вместе с компанией "Омега- Плюс" мы настроили обмен данными и автоматизировали формирование трудовых договоров с учетом специфики работы Sodexo. Автоматизация позволила облегчить документооборот в филиалах, которых у нас более 20, и ускорить консолидацию данных в целом по компании.

Если решите автоматизировать работу HR-службы, делайте это в четыре этапа Это обязательные этапы, опускать или пропускать какой-либо из них нельзя. Этап 1. Анализ бизнес-процессов. Выявите узкие места и обозначьте, что надо скорректировать. Этап 2. Цели и задачи автоматизации процессов. Определите, что Вы хотите получить в итоге: увеличить скорость обработки информации, упростить согласование и т. д. Этап 3. Выбор софт-решения или организация разработки своего приложения. Этап 4. Внедрение автоматизированной системы и обучение персонала правильно с ней работать. Попросите специалистов из компании-провайдера прочитать курс лекций для ваших подчиненных.

В 1С отчеты подразделяются на два типа - унифицированные и универсальные. Отчеты первого типа изменять не получится, так как в них заложены типовые формы, утвержденные законодательством. Поэтому, чтобы сделать выборку по своим показателям, пользуйтесь универсальным отчетом, в который уже заложен конструктор. Нужно указать условия отбора, сортировки или группировки, выбрать варианты оформления (диаграмму, таблицу). Все это можно сделать в меню программы, указывая нужные параметры в поле "Настройка параметров отчета". "Когда отчет будет готов, его можно выгрузить из базы и сохранить в следующих видах - MS Word/MS Excel, html, xml, текстовом файле txt и даже в формате pdf", - рассказал Артем ОБРАЗЦОВ, руководитель отдела сопровождения компании "1С-Рарус".

Пример
HR-директор промышленной компании попросил инспектора по кадрам получить данные о средней зарплате одной категории сотрудников - специалистов-технологов производственных отделов, а также запросить общую сумму затрат на ФОТ этих специалистов, включая НДФЛ и общий размер отчислений во внебюджетные соцфонды. Программа выдала данные за несколько секунд, причем предоставила также сведения о количестве ставок таких специалистов в компании, показала, в каких именно подразделениях есть эти ставки, вывела средний размер их зарплаты. Разумеется, выдала программа и общую сумму затрат на зарплату, включая НДФЛ, а также размер отчислений в фонды.

Антон ПЕТРОВСКИЙ, Директор по персоналу компании "Знак"
Табель учета рабочего времени заменила электронная ведомость премирования, и оплачивать сверхурочные стало проще
После того, как мы установили систему Oracle HCM, нам не нужно ждать, когда сотрудник принесет заявление о том, что работал сверхурочно. Все это отражается в электронной ведомости премирования, которая заменила табель, которую раньше мы оформляли в бумажном виде и целиком переделывали ее, если вносили хоть одно изменение. Теперь же руководители подразделений прямо в системе указывают часы переработок и формируют свои ведомости. Затем специалист отдела организации труда и заработной платы проверяет их прямо в системе, утверждает и передает в бухгалтерию, которая начисляет деньги. Видно, в какой месяц и сколько сверхурочных работ было, когда люди работали в выходные. Словом, информация более достоверна и прозрачна, чем если бы всю эту отчетность сотрудник вел на бумаге.