27.05.2020
Сегодня, в условиях нагрянувшей пандемии и связанных с ней ограничений деятельности предприятий, установлением режимов самоизоляции, карантина и удаленной работы, как нельзя кстати оказалась возможность оформлять электронные больничные листы. О тонкостях внедрения и преимуществах нововведения — читайте в нашем материале.
Когда появились электронные больничные листы?
История электронных листов нетрудоспособности (далее ЭЛН) началась с внесения Федеральным законом от 01.05.2017 N 86-ФЗ изменений в статью 13 Федерального закона от 29.12.2006 года N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и статьи 59 и 78 Федерального закона 21.11. 2011 года N 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации».
Действия изменений, которые наряду с листом нетрудоспособности на бумажном носителе узаконили возможность формировать и размещать его в информационной системе страховщика в форме электронного документа, вступили в силу с 01.07.2017 года. Правила информационного взаимодействия всех участников процесса оформления ЭЛН были утверждены постановлением Правительства РФ от 16 декабря 2017 г. N 1567.
Обязан ли работодатель принимать ЭЛН?
Законом не установлена обязанность работодателя принимать электронные больничные. И это важно, так как прежде чем работодатель (страхователь) и медицинская организация станут полноценными участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН, им нужно провести ряд подготовительных мероприятий. В случае, если организация еще не готова перейти на работу с электронными больничными, желательно уведомить об этом работников.
Если работник, не зная об этом, оформил электронный больничный, его можно заменить на бумажный. Для этого сотруднику нужно обратиться в медицинскую организацию, которая оформила больничный (письмо ФСС от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462). В случае если организация уже начала работать с ЭЛН, об этом также нужно сообщать сотрудникам, чтобы по возможности обеспечить системный подход и тем самым сократить трудозатраты.
Готовы ли больницы к реализации нововведения?
Медицинские учреждения зачастую настаивают на оформлении именно ЭЛН. Так как большинство из них уже готовы к работе в цифровом формате. По данным Фонда социального страхования РФ на 01.04.2020 готовы 9814 медицинских организаций (82,27% от всех МО в РФ).
Преимущества работы с ЭЛН
Среди очевидных плюсов работы с ЭЛН:
1. У работника нет необходимости ехать по месту работу и «сдавать» ЭЛН в бухгалтерию или кадры. Он может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом.
2. Исключен риск получения поддельного документа.
3. Нет необходимости проводить экспертизу на корректность заполнения ЭЛН.
4. Распечатывать и хранить электронные больничные не обязательно (пп. "а", "в" п. 11 Правил информационного взаимодействия).
5. ЭЛН невозможно потерять или испортить, а значит, не понадобится дубликат.
6. Сотрудник может восстановить номер ЭЛН в случае утраты талона, отследить статус своего ЭЛН и информацию о сумме назначенного ему пособия в личном кабинете на сайте ФСС. Использование личного кабинета ФСС работником возможно после регистрации на портале госуслуг
7. При проведении Фондом проверок страхователей представлять электронные листки нетрудоспособности сотрудникам Фонда не потребуется.
Как организуется информационное взаимодействие компании и ФСС?
Для участия в информационном взаимодействии в целях формирования ЭЛН страхователи могут использовать собственное доработанное ПО. В большинстве учетных программ, используемых в повседневной работе страхователями, ЭЛН уже интегрированы.
При настроенной интеграции в учетной системе реализуется следующая функциональность по обработке ЭЛН:
Получение ЭЛН из ФСС
Проверка данных работника на входе в учетную систему производится автоматически
Автоматическая загрузка данных ЭЛН в учетную систему
Расчет и заполнение данных по расчету в ЭЛН
Отправка заполненного ЭЛН в ФСС
Подтверждение от ФСС получения и корректности заполнения ЭЛН
В случае, если в учетной программе ЭЛН еще не интегрированы, можно использовать Личный кабинет страхователя ФСС.
В обоих случаях реализуется возможность доступа страхователя к ЕИИС «Соцстрах».
В рабочей области электронного кабинета страхователя ЕИИС «Соцстрах» отображаются ЭЛН всех сотрудников данного страхователя.
Участники процесса информационного взаимодействия по оформлению ЭЛН
1. Застрахованное лицо или работник
При обращении за оказанием медицинской помощью или в связи с беременностью и родами, застрахованное лицо информирует врача, что его работодатель является участником информационного взаимодействия по формированию ЭЛН. Без такого согласия листок нетрудоспособности будет оформлен на бумажном бланке. Также он сообщает СНИЛС и предъявляет документ, удостоверяющий личность.
2. Врач
Врач направляет с помощью ПО запрос, удостоверенный в установленном порядке электронной подписью, в ЕИИС «Соцстрах» на выдачу уникального номера ЭЛН. После получения номера открывает ЭЛН с присвоенным ему уникальным номером. После оформления ЭЛН врач выдает застрахованному распечатанный талон. В талоне будет указано: номер листка нетрудоспособности; период нетрудоспособности; дата, когда сотрудник должен прийти на повторный прием к врачу. Этот талон сотрудник должен передать работодателю
3. Медицинская организация
Созданный ЭЛН, удостоверенный в установленном порядке электронной цифровой подписью, направляется в ЕИИС «Соцстрах». В случае необходимости в ЭЛН вносятся записи о продлении, о направлении в учреждение МСЭ. В случае внесения в ЭЛН ошибочных данных, МО переоформляет ЭЛН без участия застрахованного. Закрытие ЭЛН осуществляется МО путем внесения в ЭЛН записей об исходе случая страхового случая. ЭЛН заверяется электронными подписями врача и МО, направляется в ЕИИС «Соцстрах».
4. Страхователь или работодатель
Работодатель получает от работника талон с номером листка ЭЛН. Для просмотра и внесения сведений в ЭЛН, бухгалтер по номеру талона и СНИЛС работника находит его в БД Фонда.
Когда врач закроет больничный, бухгалтер рассчитывает пособие и далее:
Для регионов, где используется зачетная система страховых выплат, обеспечивает заполнение вкладки «Заполняется работодателем», то есть заполняет свою часть больничного листка. В ней приводятся те же сведения, что и в аналогичной части бумажного листка нетрудоспособности.
Для регионов участников Пилотного проекта ФСС передает в ЕИИС «Соцстрах» реестр сведений на выплату пособий.
Риски при работе с ЭЛН
Среди сложностей, с которыми потенциально может столкнуться компания:
Возможны сбои в технических системах, особенно на этапе внедрения новых программ.
Человеческий фактор никто не отменял. Могут возникнуть переплаты или недоплаты по взносам в ФСС.
Почти трехлетний опыт внедрения ЭЛН доказал удобство его применения для всех участников процесса. Возможно, именно положительный опыт ЭЛН приблизил момент окончательного перехода от «зачетного» принципа расходования средств ФСС на выплату социальных пособий к механизму выплаты этих пособий застрахованным лицам непосредственно ФСС.
Минтруд подготовил к обсуждению законопроект, предусматривающий переход всех субъектов РФ на прямые выплаты уже с 1 января 2021 года.
