27.11.2012
В наше не вполне стабильное время компании особенно чувствительны к лишним затратам. Обучение сотрудников, с одной стороны, процесс необходимый, а с другой - довольно затратный. Учитывая надвигающийся кризис, важно понимать назначение каждого шага и каждого потраченного рубля. В статье дается ответ на вопрос, как привести систему обучения в надлежащую форму: сделать ее качественной и не слишком дорогостоящей.
Давно, прошло то время, когда руководители смотрели сквозь пальцы на то, что выезды на обучающие тренинги больше походили на веселый корпоратив, где интерес вызывал сам процесс обучения, а не его результаты. Все были в полном восторге от таких мероприятий и возникала только одна небольшая проблема: каким образом и где применять полученные знания. Теперь необходимо исправить последствия такого подхода и оптимизировать систему обучения: сбросить лишний "жирок" и нарастить "мышечную массу". Начнем мы с того, что ее полнит и как сбросить этот балласт, дальше поговорим о том, как жир превратить в мышцы, ну и, напоследок, сравним себя с другими.
ЭТАП 1: ЕДИМ МЕНЬШЕ И КАЧЕСТВЕННЕЕ
Выбираем качественное питание
Не секрет, что макароны, сделанные из твердых сортов пшеницы, гораздо меньше способствуют появлению избыточного веса, чем слепленные из смеси разных сортов. Однако если для выбора качественных продуктов достаточно внимательно читать их состав, то для выбора качественной системы обучения придется сначала ее попробовать, а уже потом решить, полезна она вам или нет. Чтобы ее оценить, мы рекомендуем применять легендарную методику Дональда Киркпатрика. Но даже если вы определяете эффективность методов обучения другим способом, организатор обучения и обучаемые сотрудники должны иметь возможность каким-то образом контролировать свои успехи.
Регулярная оценка качества обучения и удаление из "рациона" всего того, что не приносит пользы, позволит значительно повысить отдачу от курсов и тренингов, сделает провайдеров более ориентированными на повышение качества. А если вы сможете подсчитать экономический эффект от обучения (ROI), то проводить переговоры с руководством об увеличении бюджета станет гораздо проще.
Считаем калории
Как говорят мои знакомые девушки, если хочешь похудеть - считай калории. Напомню, что калория - это единица энергетической емкости продукта. Если затраты на обучение превышают выгоды от него, это значит, что "калории" не превращаются в "энергию", а значит, на "теле" компании появляется лишний "жир". Итак, одним из методов оптимизации является анализ эффективности затрат на обучение. Однако попытки рассчитать ROI того или иного курса обучения часто бывают неудачными из-за недостаточности у менеджера по персоналу знаний об экономике предприятия и, главное, из-за неразвитости финансового управления внутри компании.
Обе проблемы можно и нужно решать. Отсутствие знаний у сотрудников отдела обучения компенсируется приглашением эксперта, который рассчитает все необходимые параметры и найдет механизмы их оптимизации. Стоимость его услуг многократно окупится отказом от финансово невыгодных программ обучения. Если же компания использует системы финансового управления, не позволяющие получить нужные данные, то можно оценить эффективность обучения на контрольной группе. После определения экономической эффективности курсов, откажитесь от тех из них, которые не приносят выгоды. Таким образом вы сэкономите средства компании, и это впоследствии может стать "козырем" при переговорах с руководством.
Настраиваемся на похудение
Источником избыточного веса часто являются внутренние психологические проблемы, устранение которых позволит облегчить и ускорить процесс худения, а также не даст набрать новый вес. На наш взгляд, существует три основных заблуждения.
Заблуждение 1: "следует учить сотрудников "на вырост". Развитие навыков, которые могут понадобиться на более высокой должности, целесообразно только в случае возможности продвигать обучаемых сотрудников по карьерной лестнице. Если они не смогут занять вышестоящие должности или применить полученные знания при решении профессиональных задач, то вы либо готовите кадровый резерв для конкурентов, либо просто выбрасываете деньги на ветер.
Заблуждение 2: "новые и высокотехнологичные подходы помогут повысить качество и эффективность". Увлечение новыми подходами не гарантирует качества обучения, хотя они обычно вызывают интерес у пресыщенных различными тренингами менеджеров. Дорогие бизнес-симуляции и командообразущие тренинги в пустыне зачастую по эффективности уступают решению реального кейса с хорошим фасилитатором.
Заблуждение 3: "нужно по максимуму использовать индивидуальное обучение". В последние годы становится популярным индивидуальное обучение: личный коуч, персональный тренер, наставник из топ-команды, психотерапевт и т.д. Однако обычно затраты на такие методы обучения не окупаются. Вы можете легко это проверить: подсчитайте стоимость часа работы вице-президента и рядового специалиста. Это будут две крайних точки. Линию, на которой они расположены, разделите на несколько равных частей по количеству грейдов, расположенных между ними. После этого рассчитайте среднюю стоимость всех методов индивидуального обучения и наложите эти данные на линию с грейдами. Вы получите примерное представление о том, какие методы стоит применять для повышения квалификации каждого сотрудника. Сравните результат с текущей ситуацией, и вы поймете, от чего можно отказаться без ущерба для компании.
Из всего вышесказанного можно вывести три правила оптимальной системы обучения.
Коктейли для похудения
Людям, которые сидят на диете, часто не хватает определенных витаминов или минералов. Чтобы восполнить их недостаток и не поправиться, диетологи рекомендуют употреблять специальные коктейли для похудения. В нашем случае таким коктейлем будет смешанное обучение (blended learning) - сочетание нескольких методов (тренингов, мастер-классов, бизнес-симуляций, электронного / дистанционного обучения, самостоятельной работы), наиболее подходящих для решения конкретных задач образовательного процесса. Например, на тренингах можно давать только практические задания, а всю теорию изучать при помощи e-learning - системы электронного обучения, - что позволит значительно сократить временные и финансовые расходы на обучение сотрудников.
E-learning может стать неплохой основой для вашего "коктейля": это дешевый метод, который имеет много возможностей применения. Так, курс электронного обучения может помочь адаптироваться вашим новым сотрудникам; для этого необходимо включить в него сведения о корпоративной культуре, дресс-коде, внутреннем распорядке и прочих необходимых вещах. В итоге вы сэкономите время и силы, а новичок легко усвоит ваши правила.
Смешанное обучение с большой долей e-learning-компонентов хорошо себя зарекомендовало в решении следующих проблем:
ЭТАП 2: ИЗБАВЛЯЕМСЯ ОТ ЖИРА
Развиваем мускулатуру
В годы кризиса 2008 г. автор участвовал в реализации трех проектов по снижению затрат на обучение. Очень многим пришлось пожертвовать, в том числе расстаться с некоторыми прекрасными тренерами, которые слишком дорого обходились и не были готовы снижать свои расценки. Но жесткая диета - это путь к анорексии, а не к идеальному телу. Чтобы приобрести красивую фигуру, нужно не только меньше есть, но и больше двигаться. В 2008 г. мы, помимо удаления всего лишнего, запустили несколько программ "накачивания мышц". Во-первых, мы начали развивать молодых перспективных тренеров, которые стоили недорого. Главным вознаграждением для них была возможность значительно увеличить свой тренерский репертуар и приобрести перспективы дальнейшего карьерного роста. А компания взамен получила универсалов, способных прочитать любой обучающий курс.
Во-вторых, мы внедрили институт наставничества на местах. Были выявлены терпеливые сотрудники, умеющие находить подход к людям и внятно объяснять самые сложные вещи. Они прошли обучение по программам коучинга и наставничества и смогли взять на себя некоторые функции тренеров. В качестве мотивации для них использовались небольшие денежные вознаграждения и система отгулов. Таким образом были решены проблемы с обучением рядовых сотрудников, вплоть до менеджеров среднего звена. Обучение топ-менеджеров было оптимизировано в рамках проекта поиска путей оптимизации внутренних бизнес-процессов. В связи с кризисом нагрузка на большинство подразделений была снижена, и в освободившееся время руководители анализировали текущую ситуацию внутри подразделения и искали пути выстраивания более эффективных процессов. В основе лежали теории Э.Голдраттатлада и бережливого производства. Правильно организованные мозговые штурмы позволили найти множество решений, обеспечивших серьезную экономию текущих затрат.
Делаем липосакцию
Как лишний вес накапливается в результате неправильных пищевых привычек, так и привычки менеджеров по персоналу могут привести к неоправданно высоким затратам на обучение. Часто компания работает с одними и теми же провайдерами, поскольку нет нужды перезаключать договора, проводить лишний раз анализ рынка. Это как ночной поход к холодильнику: мы понимаем, что так нельзя, но перебороть себя не можем. Чтобы избавиться от вредной привычки, потребуются кардинальные меры. Возьмите список провайдеров услуг обучения, с которыми вы работаете. Найдите каждому по 2-3 альтернативы и сравните цены. Если есть компании, готовые предоставить более дешевые варианты, обязательно следует заказать у них пробное обучение. Скорее всего, вы сможете найти подрядчика гораздо дешевле, чем текущий. Однако это не значит, что стоит рвать налаженные связи. Вполне возможно, что ваши поставщики согласятся уступить в ценовом вопросе.
ЭТАП 3: СРАВНИВАЕМ СЕБЯ С ОКРУЖАЮЩИМИ
Понять, можно ли съесть еще одну конфетку или ваши лишние килограммы уже бросаются в глаза, можно только сравнив себя с окружающими. Для этого существует бенчмаркинг (изучение состояния конкурентов или лидеров отрасли). Он позволит вам понять, в чем вы совпадаете с конкурентами, а в чем расходитесь с ними, достаточно ли эффективны ваши процессы обучения, какие методы повышения квалификации стоит взять на вооружение. Особенно эффективны эти данные, если вам нужно создать новую систему обучения. Она позволит быстро найти и выбрать оптимальные методы развития сотрудников.
Бенчмаркинг можно отдать на аутсорсинг консалтинговой фирме. Если вы не хотите тратиться, проводите конкурентную разведку самостоятельно: отслеживайте, что говорят о своих системах обучения конкуренты, чем хвастаются обучающие компании, что рассказывают сотрудники отделов T&D (обучения и развития персонала) других компаний. Проанализировав эти данные, вы получите относительно целостную картину ситуации на рынке образования.
Сделайте бенчмаркинг регулярным процессом: он позволит вашей компании не только "похудеть", но и обезопасит ее от лишних трат в дальнейшем. Бенчмаркинг позволяет:
Итак, мы предлагаем следующие способы оптимизации процесса бизнес-обучения:
Каждый из вышеперечисленных методов не является панацеей в процессе оптимизации обучения, но их умелое сочетание, несомненно, сможет помочь HR-менеджеру достичь оптимальных результатов при его планировании и организации и позволит руководству компаний не относиться к повышению квалификации как к бесполезной трате финансовых и временных средств, даже в случае, если нашу страну накроет так называемая вторая волна кризиса.
