Автоматизация управления персоналом: стратегия и тактика
Решения по управлению персоналом
ЗАПРОС НА УСЛУГИ

Автоматизация управления персоналом: стратегия и тактика

04.06.2012

Анализ функционала современных автоматизированных систем управления персоналом (АСУП) показывает, что они давно вышли за рамки базовой автоматизации простейших рутинных операций и превратились в мощный аналитический инструмент, способный генерировать данные для принятия стратегических управленческих решений в области кадрового менеджмента: планировать потребности в персонале и перемещения сотрудников, работать с кадровым резервом, разрабатывать перспективные изменения оргструктуры и прогнозировать их влияние на кадровый ресурс.

На сегодняшний день АСУП ведущих компаний-разработчиков и поставщиков программного обеспечения покрывают потребности всех узких HR-функций, позволяя эффективно осуществлять процессы подбора и адаптации сотрудников, оценки и развития, управления системами материальной и нематериальной мотивации.

  • Лилиана Банис, cпециалист отдела методологии и консалтинга «1С»
  • Наталия Зунина, канд. пед. наук, магистр делового администирования (MBA), руководитель направления HR-консалтинга, БОСС. Кадровые системы
  • Сергей Никитин, партнер MOLGA Consulting

Уважаемые гости, сегодня мы будем говорить о пользе, которую приносит автоматизация кадровых процессов в решении конкретных задач кадрового менеджмента. Рассмотрим ключевые задачи для основных HR-процессов и попробуем проиллюстрировать преимущества АСУП перед выполнением той же работы в ручном режиме. Начнем, пожалуй, с задач подбора. Позволяет ли ваша АСУП осуществлять управление «внутренним рынком труда» в компании?

Лилиана Банис: В условиях глобального дефицита квалифицированных кадров задача формирования и управления кадровым резервом становится актуальной для большинства крупных компаний. В «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» реализованы основные методологические подходы к обеспечению компании кадрами за счет внутренних ресурсов: управление кадровым резервом и создание фонда талантов (talent pool). Оба подхода направлены на снижение потерь компании, связанных с уходом ключевых сотрудников, на эффективное использование кадрового потенциала компании; управление мотивацией перспективных сотрудников за счет создания условий для их профессионального развития и обеспечения карьерного роста.

«1С:ЗУП КОРП» представляет собой гибкий инструмент, позволяющий существенно сократить временные затраты на закрытие вакансий. Программа поможет из списка резервистов и фонда талантов отобрать кандидатов на определенную должность, сравнить их компетенции с требованиями к вакантной позиции для выявления максимального соответствия должности, затем выбрать наиболее подходящего кандидата для актуальной вакансии. В состав кадрового резерва и фонд талантов могут быть включены и внешние кандидаты, что позволяет изначально расширить поиск.

При работе с кадровым резервом важно просчитать последствия кадровых перестановок. Для этого в программе предусмотрена различная отчетность, позволяющая прогнозировать возможные перестановки и анализировать результаты перемещения кадров.

Наталия Зунина: БОСС-Кадровик позволяет грамотно управлять «внутренним рынком труда» компании. Система дает возможность указать круг ключевых должностей и запланировать различные мероприятия. Результаты периодических оценок работников ложатся в основу их профилей, которые можно сопоставлять с их фактическими и перспективными должностями, выявляя потенциал для роста, планируя выдвижение в кадровый резерв.

Сравнивая профили работников с требованиями к ключевым должностям, можно определять потребности в развитии работников по конкретным компетенциям, планировать последующие шаги их карьерного роста как по вертикали, так и по горизонтали. Управление профилями позволяет проводить автоматизированный отбор, фильтрацию, упорядочение и ранжирование работников, тем самым давая механизм наиболее адекватного и объективного сопоставления способностей человека требованиям к должности.

Сергей Никитин: Решения MOLGA Consulting, реализованные на базе системы SAP ERP HCM, позволяют фиксировать и обрабатывать всю информацию, касающуюся сотрудника. Например, профиль его компетенций, образование, опыт, результаты его работы и другие. Имея аналогичный перечень требований, предъявляемых к кандидату на вакансию, специалист службы персонала получает возможность понять, есть ли внутри компании сотрудник, подходящий для этой вакансии.

Отдельно хочется отметить, что HR-система также позволяет управлять карьерными планами, кадровым резервом, поэтому для образовавшейся вакансии изначально, например, может проводиться анализ на предмет наличия наиболее подходящих кандидатов во внутреннем кадровом резерве организации.

Каков пошаговый алгоритм внутреннего рекрутмента с использованием АСУП?

Сергей Никитин: Вообще стандартный процесс рекрутмента начинается с заявки на поиск от какого-либо менеджера, у которого существует потребность в специалисте. Заявка проходит согласование в компании и после этого попадает к рекрутеру. Она содержит требования к образованию и квалификации, условия трудового договора (постоянный/временный, срочный/бессрочный), финансовые условия. Получив заявку, рекрутер может осуществить поиск по базе резюме по выбранным критериям. Найденные кандидаты назначаются для обрабатываемой заявки на поиск в качестве кандидатур. Вместе с этим рекрутер может опубликовать объявление, в котором указываются условия работы, требования, описания компании и отдела. На данное объявление откликаются внутренние и внешние кандидаты, они также заносятся в список кандидатов. Сформировав полный список кандидатур, рекрутер может начать проведение отборочных мероприятий.

В определенных случаях рекрутер может выполнять роль менеджера и самостоятельно создавать заявку на поиск. В этом случае, как правило, она не проходит согласование, а сразу находится в работе у рекрутера, что никак не влияет на дальнейший алгоритм поиска, аналогичный вышеописанному.

Наталия Зунина: Как внутренний, так и внешний рекрутмент в своей основе имеют много общего. Это и управление заявками на подбор и вакансиями в организации, управление профилями должностей и требованиями к кандидатам, планирование и управление мероприятиями по отбору кандидатов (как внутренних, так и внешних), проведение тестирования и анкетирования кандидатов. Из специфических функций внутреннего рекрутинга можно выделить следующее: формирование ключевых должностей, проведение отбора сотрудников в группу кадрового резерва и определение направлений их подготовки, в т. ч. составление индивидуальных планов развития, а также мониторинг степени готовности кандидатов к замещению должностей и конкурсный отбор на вакантную должность. Все функции автоматизированы в БОСС-Кадровик.

Сколько времени тратится на подбор вручную и при помощи автоматизированной системы?

Сергей Никитин: Вопрос даже не во времени, а в возможности. В крупных компаниях быстрый и качественный анализ внутренних и внешних кандидатов вообще нельзя сделать «руками». Чем больше численность сотрудников, тем больше объем подлежащей анализу информации, ее анализировать в ручном режиме становится сложнее, а в какой-то момент - практически невозможно. Так что крупным компаниям здесь не обойтись без автоматизированной системы. А вот, скажем, в компании численностью до 50 человек поиск внутреннего кандидата будет происходить быстрее без применения средств автоматизации, но только потому, что руководитель лично и хорошо знает каждого сотрудника, и решения принимаются оперативно.

Однако с ростом компании решение задач подбора, неизбежно встающих как перед руководством, так и перед службой управления персоналом, становится всё сложнее.

Лилиана Банис: Возможности поиска нужного кандидата с помощью «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» можно сравнить с возможностями поиска в Интернете. Произвольный запрос в поисковой строке позволяет за доли секунды найти нужную информацию. Причем система ищет информацию в самых удаленных «уголках» анкет, прикрепленных файлах, данных о пройденном обучении. Это важно, поскольку сведения в программе о сотрудниках, в отличие от данных кандидатов, не адаптированы под задачу конкретной вакансии и могут храниться в системе в произвольной форме. Вручную же поиск подобной информации займет не один день.

Благодаря интеграции со специализированными интернет-ресурсами наша система поддерживает полноценный поиск персонала на внешнем рынке труда по вакансиям, а также по любым произвольно выбранным критериям. Рекрутер может набрать поисковый запрос или выбрать открытую в компании вакансию, и система будет осуществлять поиск по нескольким сайтам одновременно. Это удобно, так как менеджер по персоналу получит сводные результаты поиска из нескольких источников. Таким образом, затрачиваемое на подбор время сокращается в десятки раз.

Может ли ваша система сопровождать весь процесс подбора: вести базу данных внешних кандидатов на вакансию, отражать информацию об их компетенциях, успешности прохождения ими тех или иных этапов?

Лилиана Банис: Да, наша система позволяет управлять всеми этапами процесса подбора персонала от описания, размещения и актуализации вакансий до анализа эффективности подбора персонала и затрат на его привлечение.

С целью отслеживания актуального состояния работы с кандидатом, анализа «воронки отсева» рекрутер может создать перечень всех этапов работы с кандидатом, принятых в компании: «Резюме принято к рассмотрению», «Прошел собеседование», «Принят на испытательный срок», «Отклонен» и др. Особенно это полезно для крупных компаний, где процедура приема на работу включает многоуровневые собеседования, оценочные мероприятия, коллегиальное принятие решения о приеме на работу нового сотрудника.

Рекрутер может фиксировать в «1С:ЗУП КОРП» всю информацию, касающуюся кандидата: персональные данные, контактную информацию, опыт работы, образование и т. д. Кроме того, можно прикрепить любой файл, например резюме соискателя. Также сохраняется переписка с кандидатом, которую рекрутер может вести прямо из окна программы.

При закрытии сложных вакансий нет второстепенных сведений, опытный менеджер по персоналу анализирует все нюансы общения с кандидатом, а информационная система позволяет в структурированном виде предоставить всю полученную информацию.

Возможность зарегистрировать в базе кандидата без указания конкретной вакансии, указав, в какой должности он интересен компании, позволяет формировать кадровый резерв из внешних кандидатов.

Наталия Зунина: В системе БОСС-Кадровик можно объединить технологии по подбору персонала как среди внутренних, так и среди внешних кандидатов.

В настоящее время ключевым условием успеха является использование новых методов набора персонала с помощью Интернета. БОСС-Кадровик тесно интегрирован с рекрутинговым интернет-ресурсом HeadHunter (hh.ru), что дает возможность одним нажатием клавиши публиковать вакансию в Сети и получать отклики кандидатов. Резюме заинтересовавших рекрутера кандидатов автоматически загружаются в систему, участвуют во внутреннем документообороте, обеспечивая планирование собеседований и прочих мероприятий с соискателем.

БОСС-Кадровик позволяет управлять заявками на подбор, вакансиями организации, планировать мероприятия по отбору кандидатов, проводить их тестирование и анкетирование, обеспечивать взаимодействия с внешними контрагентами по поиску кандидатов и связывать всех участников процесса подбора и отбора кандидатов.

Сергей Никитин: Хочу отметить, что решения MOLGA Consulting по управлению персоналом на базе SAP ERP HCM позволяют вести всю необходимую информацию о внешних кандидатах, от уровня образования до истории взаимоотношений с компанией. Возможно ведение расширенной информации, например результатов оценки уровня компетенций, результатов прохождения тестов и многое другое. И, конечно же, система позволяет вести контактную информацию.

Наличие всех этих опций особенно важно сотрудникам кадровых служб географически распределенных компаний, когда есть вероятность «обработки» одного кандидата несколькими рекрутерами. Система же позволяет исключить вероятность выполнения ими параллельной лишней работы.

Также система крайне полезна и при процессе прохождения всех этапов приема на работу, ведь зачастую ищут и собеседуют кандидата разные HR-специалисты и руководители. Система же позволяет централизованно хранить сведения о соискателях, полученные разными людьми.

На рынке есть и самостоятельные рекрутинговые программы. Можно ли при необходимости интегрировать с ними вашу АСУП?

Сергей Никитин: Да, наши решения обладают техническими возможностями по интеграции с внешними системами, если есть необходимость и техническая возможность со стороны внешних систем.

Правда, обычно никто не пользуется этой возможностью: SAP ERP HCM позволяет выполнять весь комплекс работ, связанных с подбором персонала, и у наших клиентов обычно нет задачи интегрировать нашу систему с другими системами с дублирующими функциями.

Лилиана Банис: Платформа «1С:Предприятие» обеспечивает широкие возможности интеграции. Но необходимости в специальной интеграции с отдельными рекрутинговыми приложениями обычно не возникает, так как соответствующие возможности поддерживаются в самой системе «1С:ЗУП КОРП».

Наталия Зунина: Конечно, интеграция БОСС-Кадровик со сторонними автоматизированными системами возможна. Вопрос только в целесообразности, так как функционал БОСС-Кадровика позволяет автоматизировать данный бизнес-процесс полностью.

Когда подходящий кандидат принят на работу, как АСУП может помочь HR-специалисту более быстро, качественно и систематизированно адаптировать нового сотрудника в компании (оформление на испытательный срок, а затем и в штат, назначение необходимого начального обучения)?

Лилиана Банис: Функциональность системы позволяет для каждой группы сотрудников задать набор и последовательность действий, входящих в комплекс адаптационных мероприятий для этой группы. При приеме на работу нового сотрудника «1С:ЗУП КОРП» формирует задачу исполнителю, ответственному за определенное мероприятие, и контролирует выполнение заданного алгоритма действий.

Например, в ряде отраслей новый сотрудник обязан пройти обучение по охране труда. Используя подсистему «Охрана труда» можно определить те должности, для которых курс обучения является обязательным, а также задать периодичность, с которой необходимо данный курс повторять для продления допусков, регламентированных законодательством.

Еще одно решение: «1С:Электронное обучение. Корпоративный университет» позволяет создавать учебные материалы и управлять процессом обучения сотрудников.

Наталия Зунина: БОСС-Кадровик дает возможность составлять индивидуальный план прохождения испытательного срока, планировать необходимые обучающие мероприятия, контролировать и оценивать результаты текущей деятельности работников.

Сергей Никитин: Немного расскажу о том, как это работает в наших решениях. При приеме сотрудника на работу кадровик вносит необходимую информацию о нем в систему, после чего соответствующие документы (приказ о приеме на работу, трудовой договор, допсоглашение и др.) система может формировать автоматически. Данные о новом работнике вводятся в систему только один раз. Далее сотрудники HR-департамента, отвечающие за обеспечение сотрудника рабочим местом, оформление банковской карты, страховки и проч., получают доступ к соответствующей информации, что позволяет им быстро, качественно и систематизированно выполнить свои функции, а новичку в кратчайшие сроки приступить к работе.

Судя по всему, автоматизированная система управления персоналом ощутимо облегчает работу по администрированию кадрового документооборота.

Наталия Зунина: Да, это правда. БОСС-Кадровик, к примеру, позволяет планировать организационные структуры предприятия, вести всю учетную работу с персональными данными сотрудников в объеме формы Т-2 и шире, управлять перемещениями персонала, осуществлять табельный учет отработанного времени, контролировать использование фондов рабочего времени и вести аналитический учет затрат труда, производить расчет заработной платы и соответствующих налогов, формировать регламентированную отчетность для предоставления в государственные органы, поддерживать все формы кадрового делопроизводства.

Сергей Никитин: Кадровое администрирование – это базовая функциональность внедряемых MOLGA Consulting решений на базе SAP ERP HCM. Система позволяет осуществлять полный перечень функций в соответствии с требованиями российского законодательства, в частности обеспечивать печать основных приказов, отчетных форм, в т. ч. квартальных, в пенсионные и налоговые органы, расчет заработной платы и многое другое.

Лилиана Банис: «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» позволяет полностью автоматизировать все процессы кадрового документооборота. В результате существенно снижается трудозатраты на выполнение этих процессов и повышается скорость их исполнения.

И последний вопрос по узким HR-функциям: как автоматизация управления персоналом влияет на работу отдела компенсаций и льгот?

Наталия Зунина: БОСС-Кадровик позволяет управлять системой компенсационных выплат и выплат социального характера, осуществляемых работодателем в рамках коллективного договора и самостоятельной компенсационной политики, формировать стандарты для распределения корпоративных льгот по должностям или грейдам. Кроме того, можно формировать персональные компенсационные пакеты, к примеру, по принципу «кафетерия». Система предоставляет возможность предварительно проконтролировать правильность наполнения соцпакета, индивидуально скорректировать содержание пакета и учитывать монетарную выраженность предоставляемых льгот по каждому сотруднику.

Лилиана Банис: При проектировании пакета льгот, например оплаты питания, страховки, мобильной связи, спортивных занятий и любых других, в нашей системе есть возможность оценить объем затрат на предоставление каждой льготы. Расчет выполняется с учетом стоимости льгот и количества сотрудников компании, имеющих на них право.

Кроме того, в продукте предусмотрена возможность составления индивидуального пакета льгот. Например, при использовании функциональности «кабинет самообслуживания» сотрудники могут самостоятельно при помощи веб-интерфейса составлять свой пакет льгот в программе в пределах заданного для их должности или грейда лимита.

Давайте поговорим о росте общей эффективности кадрового менеджмента в связи с его автоматизацией. Какую аналитику, необходимую для составления и грамотной стратегии управления персоналом, в т. ч. и стратегического планирования потребности в персонале, HR-директор может получить при помощи АСУП?

Наталия Зунина: БОСС-Кадровик, опираясь на весь имеющийся массив данных, обеспечивает аналитическую обработку информации по персоналу и протеканию кадровых процессов в реальном времени. Есть и возможность вводить в механизмы анализа собственные математические модели и получать отчетность исходя из заданных алгоритмов и представлять полученную информацию в удобной форме, оперируя настраиваемыми графиками, диаграммами или схемами.

Лилиана Банис: К примеру, в нашей программе можно достаточно эффективно планировать текущие и перспективные потребности в персонале: сформировать кадровый план на определенный период и в любой момент времени проанализировать текущую кадровую расстановку в компании. Это позволяет отслеживать нехватку тех или иных специалистов и быстро реагировать на ситуацию, отправляя заявку на подбор.

Сергей Никитин: Да, решения, внедряемые MOLGA Consulting, также имеют аналогичные возможности, поскольку значение наличия актуальной и исчерпывающей информации по текущей кадровой ситуации в компании трудно переоценить. Кроме того, HR-решения позволяют формировать варианты будущей оргструктуры и планировать любые перспективные изменения, скажем, в оплате труда. Можно также вести планы развития сотрудников, планировать мероприятия и многое другое.

И в заключение нельзя не задать волнующий всех вопрос оптимизации издержек и рисков. Какие затраты и риски при осуществлении кадрового менеджмента компания может сократить при помощи его автоматизации?

Сергей Никитин: На тему сокращения затрат и рисков можно было бы написать целую диссертацию, но мы не будем углубляться и скажем о том, что лежит на поверхности. Во-первых, решения на базе SAP ERP HCM исключают повторный ввод информации, а соответственно и дублирование операций. Во-вторых, система состоит из интегрированных блоков, а, как следствие, информация, созданная в одном подразделении, становится доступной для других подразделений и департаментов, и за счет этого компании получают значительный экономический эффект. В-третьих, система дает широчайшие возможности для получения детального анализа информации, что позволяет повысить качество принимаемых управленческих решений. В-четвертых, решения на базе SAP ERP HCM покрывают все области управления персоналом, а не только кадровый менеджмент, что позволяет службе по управлению персоналом эффективно расти и внедрять прогрессивные и эффективные методики по управлению персоналом. В завершение заложенная архитектура решений позволяет произвести неограниченное масштабирование, что исключает необходимость развертывания дополнительных инсталляций для больших объемов, например крупных географически распределенных холдингов.

Лилиана Банис: Вся функциональность нашей программы направлена на то, чтобы оптимизировать деятельность, повысить качество выполнения операций. Для эффективного управления затратами руководителю необходимо иметь своевременную и достоверную информацию. Наша система помогает анализировать расходы на подбор персонала, обучение каждого сотрудника, эффективность использования кадрового резерва и многое другое.

Например, в структуре затрат на реализацию того или иного проекта учитываются затраты на обучение работающих на нем сотрудников. Это возможно благодаря тому, что программа позволяет персонифицированно фиксировать расходы на обучение и вести базу проектов каждого работника.

Минимизация рисков при уходе ключевого сотрудника осуществляется за счет выстроенной работы с кадровым резервом, быстрым поиском кандидата внутри компании или на внешнем рынке труда.

Функциональность «1С:ЗУП КОРП» позволяет также прогнозировать целесообразность нововведений, просчитывать возможные риски при их внедрении. Так, при разработке новой системы мотивации можно оценить ее эффективность в тестовом режиме, используя реальные данные из программы.

Программа обеспечивает руководителя специальными инструментами, позволяющими в оперативном режиме принимать управленческие решения отслеживать наиболее значимые показатели, связанные с персоналом, анализировать их изменение, проводить в различных разрезах углубленный анализ эффективности работы сотрудников, прогнозировать изменение ситуации в компании при принятии тех или иных кадровых решений.

В системе предусмотрено так называемое рабочее место руководителя, для которого разработан специализированный интерфейс с возможностями удаленного доступа, в том числе с мобильных устройств. Таким образом, у руководителя появляется возможность быстро согласовать отпуск, принять решение об изменении заработной платы, премировать, изменить оклад и т. д.

Наталия Зунина: Одним из самых распространенных на сегодняшний день методов оценки такой оптимизации является метод ROI (расчет возврата инвестиций). В структуре возврата инвестиций выделяют прямой и косвенный экономические эффекты. Прямой экономический эффект достигается за счет изменения условий деятельности организации в связи с автоматизацией, которое обеспечивает повышение результатов или снижение затрат, произведенных для их получения. Например, таким эффектом для финансовой службы компании будет уменьшение прямых затрат из-за более точного и своевременного расчета заработной платы, налоговых и иных обязательств, а также снижение затрат на уплату штрафов из-за несвоевременной или некорректной подачи налоговой отчетности.

Для HR-службы прямым эффектом будет являться сокращение накладных расходов на содержание обеспечивающих служб (кадровых, ОТиЗ, расчетных групп, табельщиков), освобождение ряда сотрудников планово-финансовых управлений, ОТиЗ, расчетных групп от рутинных операций и перепрофилирование их на квалифицированную управленческую и аналитическую деятельность. И, конечно, сокращение прямых затрат на поиск, подбор, оценку, расстановку, обучение и мотивацию персонала.

IT-службе автоматизация позволит уменьшить совокупную стоимость поддержки и сопровождения, снизить расходы на эксплуатацию различных технологических платформ, а также высвободить время сотрудников.

Что касается косвенного экономического эффекта, то он представляет собой такое изменение условий деятельности организации, которое обеспечивает повышение результатов или снижение затрат, произведенных для их получения. Среди них можно выделить появление в компании единой кадровой и учетной политики по труду, единой финансовой политики планирования и учета затрат на персонал, структурно-функциональную оптимизацию филиалов, дочерних организаций и обособленных подразделений. Немаловажными являются оптимизация численности персонала, централизованное управление различными группами персонала в масштабах организации (например, кадровым резервом и мобильным персоналом), а также объективный анализ состояния человеческих ресурсов.

Менеджменту компании внедрение АСУП позволит эффективнее планировать потребности в персонале и вести точный учет затрат на персонал, оперативнее принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации, оптимизировать алгоритмы начислений/удержаний по зарплате, минимизировать расчетные ошибки.

Работники кадровых служб получат свои бенефиты от автоматизации управления персоналом в виде оптимизации выполняемых ими функций, снижения доли рутинных операций и более прозрачных бизнес-процессов.

Таким образом, БОСС-Кадровик позволяет повысить эффективность HR-служб и в центре, и на местах, унифицировать процедуры, сократить время, связанное с получением данных для принятия управленческих решений руководителями на всех уровнях управления. БОСС-Кадровик поддерживает любые изменения в системе управления персоналом организации в связи с ростом бизнеса, реструктуризацией, изменениями законодательных норм и прочим.

Поделиться в социальных сетях:
Популярные новости